República
Bolivariana de Venezuela
Ministerio
del P. P. P. la Educación Universitaria
Universidad
Nacional Experimental Simón Rodríguez
Núcleo
Maracay
Importancia del uso de
los sistemas de información gerenciales en la organización
Participantes:
Edison blanco C.I
12.573.397
Maracay,
mayo 2013
Introducción
Todas las organizaciones
necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los
aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la
ejecución de ésta.
Los gerentes o
administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos
que requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y
discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación,
sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte
de los medios informales de recolectar datos. En contraste, la información
formal generalmente llega a manos de los gerentes mediante informes
administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes generalmente son
estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de
lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente
en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como
debería ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de
información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que
puede no ser confiable o es difícil de interpretar.
Desarrollo
Los
sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información
que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las
necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe
recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema
“total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un
Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable
que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las
computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los
sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada
vez más en un súper sistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de
tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.
Todos
los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben
datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan
elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manual,
electromecánica y computarizada. En tres (3) funciones: Sistema de
Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para
Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
Las
organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el
manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una
computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos
pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que
no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y
comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar,
procesar y distribuir información. Sin embargo, es cada vez más necesario el
disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios
que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a
través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos,
posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de
espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar
algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso
de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.
En
los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de
los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar
las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas.
Para
valorar aún más la importancia del concepto tratado, en (BRIEN, 2006) se hace
la pregunta “¿Por qué es
importante los sistemas de información y la tecnología de la información?”,
a lo que responde lo siguiente: Por
qué es importante contabilidad, finanzas, administración de operaciones,
mercadotecnia, administración de recursos humanos o cualquier otra función
principal de negocios. Creo que tal respuesta es más que suficiente para
visualizar la importancia que en la actualidad se le otorga a los sistemas de
información, pues, en palabras de los de autores de (BRIEN, 2006), “estos tipos
de conocimientos se constituyen en un elemento vital de las organizaciones y
negocios exitosos”.
¿Por
qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización? Las
razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:
·
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de
una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser
necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los
objetivos planificados con anterioridad.
·
Cantidad: Es probable que los gerentes casi
nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información
suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e
inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones
desacertadas.
·
Relevancia: Reducción de costos.
Conclusión
Los
sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las
empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados,
de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar
diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business Inteligente
(Inteligencia de Negocios), esto es debido a que influyen a la toma de
decisiones.
